Деловое письмо – что это такое?

Деловой английский язык весьма актуален в наше время. Современный ритм жизни требует умения написания делового письма на английском языке. Поговорим об основных пунктах написания делового письма на английском языке, рассмотрим примеры и образцы деловых писем.

Не стоит забывать, что деловое письмо не должно быть слишком длинным и пространным. Не нужно «растекаться по древу» или «лить воду», это отнимет много времени у получателя. Сразу приступите к изложению сути, будьте максимально точны и кратки. Помните, что «краткость – сестра таланта»! Также, не забывайте о правилах вежливости, не будьте резки и грубы, иначе это оттолкнет получателя.

По каким правилам пишется деловое письмо?

Итак, мы пишем деловое письмо. Мы уже упоминали на нашем сайте основные правила, которых требует написание бизнес корреспонденции на английском языке. Но если вы их забыли, то позвольте их вам напомнить. Итак, правила написания делового письма выглядят следующим образом:

• Текст послания нужно разделить на абзацы, не соблюдая красную строку
• Полное имя отправителя или название компании с ее адресом нужно указать в верхнем левом углу письма
• Имя адресата и название компании нужно указать с новой строки
• Через три строки или в верхнем правом углу послания нужно указать дату отправления
• Основной текст помещается в центральной части письма
• Главную мысль послания нужно начинать с причины обращения
• Завершать письмо нужно словами благодарности
• Через четыре строчки помещаются полное имя автора и должность
• Подпись автора помещается между приветствием и именем.

Ну что же, мы вспомнили правила, теперь можем рассмотреть написание самого делового послания на английском языке.

Пишем деловое письмо на английском

Деловое письмо требует тщательного обдумывания того, что вы собираетесь сообщить получателю. Пишите кратко и по делу. Представляем вам образец делового письма или послания на английском языке, который поможет вам составить свое письмо:

Mrs Aman­da Way
Bridge-company
Office 708, Entrance 1D
Alley Street
Bristol
Great Britain

30 June 2008

Dear Mrs Way (Дорогая миссис Вэй),

I’m writ­ing to you to ask for your help (Я пишу вам, чтобы попросить о помощи). I know you said that Mr Green is your friend. (Я знаю, вы говорили, что мистер Грин ваш друг). I also know that he is a very good jour­nal­ist, that’s why I need his help in my activ­i­ty (Я также знаю, что он очень хороший журналист, поэтому мне нужна его помощь в моей деятельности). Please, can you intro­duce me to Mr Green? (Пожалуйста, могли бы вы представить меня мистеру Грину?) I would be very thank­ful to you! (Я был бы вам очень благодарен).

Please, write me if you agree and sched­ule an appoint­ment with me and Mr Green. (Пожалуйста, напишите мне, согласны ли вы и назначьте встречу со мной и мистером Грином).
I look for­ward to get your answer (Я жду вашего ответа). My best regards to your hus­band (Мои наилучшие пожелания вашему супругу).

Yours sin­cere­ly,
Dick Smith
Dc Col­lege Professor

Рассмотрим еще один пример того, как выглядит деловое письмо на английском языке. Пусть это будет пример ответа на предыдущее послание:

Mr Dick Smith
Dc College
Office 102, Entrance 1A
Main Street
Bristol
Great Britain

1 July 2008

Dear Mr Smith (Дорогой мистер Смит),

I’ve got your let­ter, and I am glad to help you (Я получила ваше письмо и буду рада вам помочь). I have spo­ken with Mr Green and he said that he is free on Sun­day at 12.00 (Я поговорила с мистером Грином, он сказал, что он свободен в воскресенье в 12 часов). You can come to the restau­rant “White Owl”, I will be there wait­ing for you and him. (Вы можете прийти в ресторан «Белая сова», я буду ждать вас и его там).

My best regards to your fam­i­ly (С наилучшими пожеланиями вашей семье).
Yours sincerely,
Aman­da Way
Bridge-company

Вот такой пример ответа у нас получился. В данном письме мы рассматриваем согласие. Если же нужен отказ, то напишите о том, что вы не согласны и причину вашего отказа.

Какие фразы использовать в деловом письме?

Деловые послания, как и все остальные документы, требуют определенной лексики. Следовательно, в этот раздел входят деловые выражения и фразы. Поговорим о выражениях, которые обычно входят в деловое послание на английском языке. Мы хотим предложить вашему вниманию общие примеры фраз, которые помогут вам в написании бизнес корреспонденции. Примеры этих предложений для такого послания — это выражение вежливости и лаконичности.

Примеры благодарности:

• I am writ­ing to thank you for… — Пишу вам, чтобы поблагодарить вас за…
• It was very kind of you to… – Было приятно с вашей стороны…
• We appre­ci­ate your kind­ness… – Мы ценим вашу доброту…
• I am grate­ful for your advice/help – Я благодарен за ваш совет/помощь

Примеры извинения:

• I apol­o­gize for… – Я прошу прощения за…
• Get our apolo­gies for… – Примите наши извинения за…

Пример выражения удовлетворения:

• I take plea­sure of… – Я очень рад…
• We are glad that you… – Мы рады, что вы…

Пример просьбы:

• Please inform me about… – Пожалуйста, проинформируйте меня об…
• We kind­ly ask you to… – Мы просим вас…
• Please, let me know… – Пожалуйста, дайте мне знать…

Как вы можете убедиться, деловая корреспонденция – это не так уж и сложно, как может показаться на первый взгляд. Дерзайте, пишите деловые письма, пробуйте, и у вас все получится!